25. 業務改善のメリットは何？無駄な業務を削減して効率アップ！

企業は顧客が望む商品やサービスを創造し、提供するために日々業務に取り組んでいますが、スムーズに業務を遂行するためには抱えている問題の改善が求められます。
業務改善・業務効率化というと「業務削減」が重要ですが、削減に取り組むことでどんなメリットがあるのでしょうか？

業務改善・業務効率化で重要な業務削減とは？

業務改善とは、業務をより効率的なものに変える取り組みです。
それを実現するためには、無駄な業務を削る「業務削減」が求められます。
よく「経費削減」と混同されていますが、これはあくまでも金銭的コストを削減し、利益率をアップするための改善です。
消耗品の仕入れを少しでも安い業者に変えたり、電気を小まめに消して節約したりという工夫で解消できます。
一方、業務削減は金銭的なコストに限らず、品質や時間も含めてトータルで見直す取り組みなので、解決策も様々です。
業務削減に取り組む際は、「何が改善されるのか」という意識が重要でしょう。

業務改善・業務効率化がもたらすメリット

業務改善・業務効率化に取り組むことで、どのようなメリットがあるのでしょうか？
主に2つのメリットがあるのでご紹介していきます。

業務の目的を明確にできる

業務を削減するためには、本当に必要な業務かどうか判断する必要があります。
必要性を探ることで、その業務や作業が「どんなことに必要なのか」と見直すきっかけが生まれます。
業務改善・業務効率化に取り組むことで、何に役立つ業務なのか、どの業務とつながりがあるのか、関係性や目的を明確にできるメリットがあります。

コスト削減

不要な業務を削れれば、そこで発生していた金銭的コストや時間的なコストを減らすことができます。
問題の設定から対策、結果が出るまで時間はかかりますが、根本的なムダが省略できれば業務効率化を実現できます。
良好な業務効率が続けば、長期的にコストを削減されていきます。

業務改善・業務効率化を進める流れ

では、実際に業務改善を図るためには、どのように始めれば良いのでしょうか？
業務改善を進める流れを確認していきましょう。

問題を見つける

まずは現状の把握から始め、何を解決したいのか考えていきます。
そして、それを解決するためには、何が問題なのかを抽出していきます。
目標が決まっていないと必要な業務まで削ってしまうことや、効果が薄れてしまうことがあるので、上記2点をきちんと抽出してください。
必要な業務か、不要な業務か選分するために社内での聴き取り調査を行い、また他社の業務内容を参考にしてみましょう。
他社よりも時間がかかっている仕事が見つかったら、その原因を探り、問題点を全て洗い出していきます。

目標を決定して解決策を実施

問題点を把握したら、具体的にどれだけ削減できるか見直して、解決策と目標を考えます。
普段の業務の流れや重要度、頻度をまとめることで、目的を立てやすくなります。
また、目標は時間やパーセンテージなど具体的な数値で掲げることも達成する上で重要です。
解決策と目標が定まったら、数値に達成するように必ず実行しましょう。

情報共有と評価

業務改善を図るにあたり、情報は全社員に伝えることが大事です。
全社員に伝えることで削減意識の統制が取れるので、より正確な成果が見えてきます。
ただし、頻繁に会議を開くとそれ自体がムダなので、要点を簡潔にまとめて共有することがポイントです。
また、業務改善は続けることが重要なので、結果が出たらさらに改善できないか検討していき、繰り返し取り組んでいきましょう。

従来の業務を長く続けていけば、必ず何か課題が生まれます。
それが業務の効率を下げる要因となるので、業務改善により効率化を図ることが生産性や品質の向上、社員の負担軽減やモチベーションのアップにもつながります。
業務効率が悪いと感じた時は、無駄な業務を削減してスムーズな環境を構築していきましょう。

投稿日：2019年10月21日