11. 業務改善とはどのような内容なのか？具体的な目的・取り組みについて

現在、多くの企業が業務改善を課題に挙げて取り組んでいます。
どんな企業であっても、業務改善をしたいというニーズがあり、それに伴うアプローチが求められているのです。
正しい業務改善をしていくには、企業の品質の向上やコスト削減、顧客に届けるまでの効率化などが重要なポイントになります。
そこで今回は、業務改善とは何か、また具体的な目的や取り組みについてご紹介していきましょう。

業務改善とはコスト削減ではない？

業務改善と言うと、多くの方がエアコンや照明などの電気代削減をイメージするのではないでしょうか？
しかし、コスト削減は節制であって既存の業務を改善するものではありません。
業務改善の目的は、顧客により価値の高い商品やサービスを提供するために問題点を定義して解決していくことです。
電気代を節約したり、電話代を削減したりするのではなく、企業内全体の作業効率やコミュニケーションに関わる流れをスムーズにしていくためのものなのです。

実際に業務改善を目指す場合、具体的な例を挙げて分析評価する必要があります。
例えば、カスタマー対応時間を10％削減すれば、不足している部署に人員がまわせるという考えです。
具体的に分析評価すれば、業務改善に取り組む際のスタートとゴールが明確になります。
まずは、既存の業務の流れを可視化して、何が問題なのかを把握しなければならないのです。
そのためには、すでに起きている問題やこれから起こりそうな問題に対する解決を見込んで定めていくと良いでしょう。
業務フローにおける情報収集から始めることがポイントとなります。

目標を定めることも重要

解決すべき問題が決定すると、業務改善の目標を明確にできます。
具体的な数値で目標を表し、取り組んでいかなければならない方針や取り組みを見極めていきましょう。
続いて、従業員間や部署間において情報を比較して共有します。
タスク処理が迅速な部署があれば、他の部署とは違う工夫をしている場合がありますし、業務に取り組む手順に違いがある可能性もあるでしょう。
比較し共有することで、業務改善の小さなヒントを導き出し、それを全社共通で取り組んでいくことが近道になります。

設定した課題に取り組んでいく時には、それぞれの課題を評価しながら進めていく必要があります。
最終目標に対する中間点を明確にすれば、課題をさらに絞り込めるでしょう。
こうした中間点には、「KPI（重要業務評価指標）」を活用するとスムーズです。
それぞれの課題を完了させて目標が達成できた場合、どのような効果が表れたのかを評価します。
実施した業務改善を評価すれば、その後も定着させていくべきか判断できます。

また、時には業務改善がかえって逆効果になっている場合もあるので、しっかりと評価して今後につなげていけるよう取り組んでいくと良いでしょう。
業務改善の大切なポイントは、こうした取り組みをサイクル化し、継続した改善に努めるということです。
例え実施した取り組みが失敗しても、これらのサイクルを継続していけば、着実に改善へと向かっていきます。
業務改善に成功すれば、他の部分に活かして次につなげるための目標を見出せるでしょう。
サイクルを継続することで初めて業務改善の効果を感じられるのです。

今回は、企業における業務改善の概要やその内容、取り組みについてご紹介してきました。
業務改善は、既存の業務の流れを可視化して、何が問題なのかを把握していく必要があります。
その上で目標を明確化すれば、具体的に実施するべき内容も見えてくるでしょう。
失敗や成功に関わらず、企業全体で業務改善のサイクルに繰り返し取り組み、業務改善そのものの効率化を行っていきましょう。
効果の高い業務改善ができるよう、従業員間や部署間の比較や共有も必要です。