14. どうやって業務効率化を図る？業務改善を図るための事例紹介

「仕事がなかなかスムーズに進まない」、「時間がかかってしまう」など、業務が効率的でないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は業務効率化を図り業務改善に至った事例をご紹介していきます。

業務そのものをなくす

業務改善を行う際にまず考えなくてはならないのが、「ムダな業務をなくす」ことです。
現在多くの企業でIT化が進んでおり、昔とは仕事のやり方や流れも変化してきています。
そのような変化があるにも関わらず、「会社では昔からこの方法だから」という理由でやらなくてもいいような業務を行うのは、時間のムダであり業務の効率化を妨げてしまいます。
例えば、報告やプレゼンのために資料を作成するのであれば、売上にも関わってくるため必要な業務と言えますが、中には報告もしないのに資料作成が行われている場合もあります。
これは売上に関係していないので、ムダな業務と言えるでしょう。
もしこの資料作成に1時間使っていたとすると、業務をなくすだけで1時間分違う業務に充てられるため、全体的な業務効率化にもつながります。
その業務が本当に必要なのかどうか、改めて確認することが大切です。

社内コミュニケーションのムダを省く

業務改善を考えた際に、意外と見落としてしまいやすいのが会議やメールといったコミュニケーションです。
業務をしていく上でこうしたコミュニケーションは必要となります。
取引先との会議やメールは重要ですが、社内メンバーで行われる会議やメールに多くの時間を使うことは無駄になってしまうケースがあります。
また、企業内で使われるコミュニケーションツールは統一されているところもあれば、チームごとに使っているツールが異なっているというところもあります。
具体例としては、ある会社では多数のツールが使われていたことでコミュニケーションロスが生じていました。
しかし、1つのツールに統一させたことでメンバーとよりフラットなコミュニケーションが取れるようになり、簡単に確認作業が行えるようになったのです。
コミュニケーションツールの統一化だけでも業務改善の効果が期待できます。

タスクの見える化を図る

チームやプロジェクトを管理する側は、メンバーの一人ひとりが今どんなタスクを抱えていて、どこまで進捗しているのか常に状況確認を行いたいところですが、メールを使ったタスク管理では限界があります。
さらにタスクを個別管理にしているとプロジェクトごとに属人化してしまうことで、その人が辞めてしまった時に次の担当者が苦労するという問題が生じやすくなります。
このような問題を改善に向けてタスクの見える化を図るために、管理職が全員のタスクを一元管理できるツールを導入すると良いでしょう。
タスク管理ツールは実際に多くの企業でも導入されており、業務改善に役立っています。
タスクの見える化を行うと、例えば複数人で分担した方が早く終わる作業が見つかったり、メンバーごとに作業量のムラがあることが判明したりすることもあります。
タスクの見える化を行うだけで、管理職の業務効率化だけではなくチームやプロジェクト全体の業務効率化につながります。
タスク管理ツールと言っても様々な種類があるため、その特徴に合わせて使いやすいタスク管理ツールを選ぶようにしましょう。

業務改善は会社が抱えている「ムダ」という問題点ごとに改善方法は異なります。
そのため事例を参考にすることは良いのですが、いきなり成功事例を取り入れても自身の会社ではうまく業務改善につながらない可能性もあります。
そのため、まずは会社でどんな業務がムダになっているのかを見直し、そのムダに合った改善方法を取り入れて成功した事例を参考にすると良いでしょう。

投稿日：2019年05月07日