26. 会社を変えるには？業務改善における課題について

ビジネスでは、スピーディーかつ正確な業務が求められます。
問題点があれば業務改善を実施して、業務がスムーズに遂行できるよう現場で対策を行っています。
しかし、実際は計画を立ててもなかなか実行できないという課題も多いようです。
今回は、業務改善における課題で大切なポイントをご紹介していきましょう。

業務改善が問われる理由とは

ビジネスパーソン全体の課題とも言える業務改善は、いつの時代も会社にとって経営課題とされてきました。
業務改善が注目される背景には、人口減少社会が進行し働き方改革が実施されてきたことが大きな要因となっています。
総務省が発表した平成29年10月1日現在の国内の人口推計を見ると、総人口は7年連続で減少しています。
2030年にはさらに人口減少が加速し、超高齢化社会が到来するでしょう。
そのためにビジネス現場においては、生産性を向上させるために業務改善をさらに強化させなければならない状況になっています。
日本の経済成長に深く影響を与えかねないという考えも浸透しており、本格的な働き方改革に取り組んでいるようです。
業務改善は会社の売上や利益を上げるためだけでなく、様々な目的で実施されています。

業務改善に必要な課題

業務改善は対象となる業務だけに留まらず、業界・部門によって様々な対応策が求められます。
単純に業務をプロセス化させるだけでは、本当の業務改善とは言えません。
では、業務改善を行う上で必要な課題とは何なのでしょうか？

優先順位を決める

業務改善では何を優先するか考慮することも重要です。
個人が優先する業務と組織が優先する業務には、大きな隔たりがあるからです。
単刀直入に言うと個人に特化した業務改善ではうまく回りません。
業務改善の優先順位は組織の中で重要度や緊急度を明確化し、社員に浸透させることです。
特に繁忙期は業務が増えるので、優先順位の判断力が低下しがちです。
ミスを誘発しやすい時期でもあるので、事前準備として業務内容または業務改善の優先順位を整理しておくと良いでしょう。
この優先順位を会社全体で洗い出しておくことが、業務改善の大きな課題になります。

環境構築を考える

業務改善は社員のモチベーションや考え方によって、成功の可否が変わってきます。
事業の収益化に対する改善策では、労働時間削減や賃金カットなどを取り入れている会社も多いのですが、この業務改善策は逆効果です。
現場を支える社員が自主的に業務改善を行えるような組織風土を構えるために、経営者や管理者が環境構築を配慮すべきです。
これは社員に業務改善は自分が行っている仕事に、どれだけ影響するのかを気づかせるためでもあります。
「業務改善を行うと帰宅時間が遅くならずに済む」というように、自分の利益が明確化することで社員も業務改善にメリットを示し、モチベーションのアップにもつながるのです。

3つの視点で評価する

業務改善は「なくす」「減らす」「変える」この3つの視点で見直すと効果的です。
業務プロセスでの問題点や分析、改善策を考える段階で、特定の業務に対してこの視点で判断するのです。
具体的な解決方法を選択するための判断軸は「減らす」「変える」が有効です。
業務改善の精度を高められることも期待できますし、ルーティーン作業の意義を見いだし新たな問題を発見できるでしょう。

業務改善を成功させるためには、細かな評価と改善を繰り返す努力が必要です。
いざ業務改善を行ってみると、意外なところで躓いたりトラブルが起きたりします。
望んでいる効果と遠のいてしまうことがあるかもしれませんが、改善案自体に問題があるかもしれません。
問題点を洗い出すために現状の業務をしっかり分析・評価し、目的や課題を改めて明確にしてみましょう。

投稿日：2019年11月05日