44. 業務効率化を図るために取り組むべきプロセスとは？

業務改善・業務効率化は、従業員が働きやすい環境の構築や企業の売上向上に欠かせない対策です。
今まで当たり前に行っていた経営スタイルや業務には無駄が隠れている可能性があります。
その無駄を省くのが業務効率化のポイントですが、実行する前に取り組むべきことは何なのでしょうか？
今回は業務効率化を図る前に行っておきたい取り組みとポイントについてご紹介します。

共通意識を持たせる

業務改善や業務効率化により今までのやり方と変更される部分があります。
目ぼしい成果が表れるまで時間がかかるケースもあるので、そのことを理解していないと「前の方が良かった」という自体を招く可能性があります。
ネガティブな反応を出さないためにも業務効率化を図ることで、何が変わって、どんなメリットがあるのか従業員に伝えることから始めましょう。
経営トップが声明を出すだけではなく、各部署のトップが具体的に指示を出して、会社全体で取り組んでいかなければならない意識を共有してください。

無駄な業務の洗い出し

業務効率化を目指すにあたり、まずは現行業務の内容を可視化させましょう。
フローチャートで仕事の流れを明確にしたり、それぞれの業務をマッピング化させたりすると分かりやすく可視化できます。
この段階で無駄な業務はないか、一人の従業員に負荷がかかっていないかなどを洗い出してください。
無駄な業務とは無関係な時間や労力のことです。
例えば、資料を探し出す時間や手間、取引先などからの連絡を待つ時間などが該当します。
正確に洗い出すために、従業員一人ひとりの行動を可視化していきましょう。
小さな無駄であっても長期的なスパンで考えると膨大な時間となるので、些細な無駄でも見逃さないようにしてください。

業務効率化に向けた解決策を考える

無駄な業務が見えてきたら効率化に向けて解決策を考えていきましょう。
今までの仕事とやり方を変えていくことになるので、十分に検討してアイデアを出さなければなりません。
例えば、資料を探すのに時間がかかるのであれば、ITツールを活用して管理を一元化することで資料を探す時間を最小限に抑えることが可能です。
業務効率化の案としてITツールの導入は最適ですが、ITに弱い従業員は苦手意識や使いたがらない可能性があります。
その場合は他の案を検討するか、効率化を実行する前から環境と整えて慣れさせておく必要があるでしょう。
解決策の中にはすぐに行えるものと、実現に時間がかかるものがあるため、優先順位を決めて取り組んでいくことも大切です。

評価体制の準備

業務効率化の成果は具体的な指標を上げ、定期的に評価しなければなりません。
評価しないと本当に業務効率化に至っているか把握することができず、できていない場合の改善策を練ることもできません。
そもそも評価体制が明らかになっていないと効率化の意識が薄れ、なかなか効果が発揮されない可能性があります。
単純に従業員一人ひとりの体感ではなく、昨年よりもどれだけ早くなったと具体的な値で判断できる評価体制が理想的でしょう。
業務効率化を図る前に評価体制を明確にし、社内に浸透させておきましょう。

業務効率化をしなければならないと分かっていても、やることが多くて実現していない会社は数多くあります。
それは何から取り組めばいいのか理解できていないからでしょう。
無駄な業務を洗い出すためには会社の現状を把握することから始めてください。
現状が分かることで何が無駄なのかはっきりしてくるので、効率良く洗い出せるようになります。
現状の課題や問題点が分かったところで具体的な解決策を練り、それを実現するための準備を進めていきましょう。