46. 業務効率化って何？目的と取り組む際のポイントを解説

労働時間の短縮や業績アップなど、企業の価値を向上させるためのメリットに業務効率化を実践している企業は多いのではないでしょうか？
現在日本では「働き方改革」という政府による重要政策が施行され、2019年4月から「長時間労働の是正」「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」「多様な働き方の実現」を目指しています。
この法律が施行されてから企業内での業務効率化はさらに注目されるようになりました。
そこで今回は、業務効率化の目的や方法について解説していきましょう。

業務効率化とは

企業において人やもの、お金、時間、情報、知的財産は経営資源です。
この経営資源は有限であるため、限られた中で功績を収めることが求められます。
企業全体をレベルアップさせるには、これら全ての視点に対して効率化を実施しなければなりません。
業務効率化は「企業のムリ・ムダ・ムラ」な部分を把握することで業務が遂行しやすくなるでしょう。
これによってコスト削減や労働時間の短縮、従業員のモチベーションアップなどのアプローチにつながります。

業務効率化を実施する目的

業務効率化の目的は一般的に「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、強固な組織づくりや維持をするためのものです。
業務の簡素化によって売上げの向上や従業員の職場環境を良好に築き上げることも可能になるでしょう。
これまで貫いてきた企業の経営スタイルも、一度見直すことで無駄な作業が洗い出されるかもしれません。
その無駄があるおかげで、多くの従業員が残業や休日出勤などムリな業務に強いられ、業務にムラが出てしまうのです。

【ムリ】…一人あたりの力量に見合っていない作業量、実践困難なスケジュールなど
【ムダ】…生産量が必要以上に上回る、余計な動作をするなど
【ムラ】…ムリとムダを行き来する状況

業務がスムーズに遂行できない企業は、上記の3つが経営の質を悪化させている可能性があります。
反対にこの3つを排除すれば、業務効率化が進めやすくなるでしょう。

業務効率化の進め方

では、業務効率化を始動させるにはどのような方法で取り入れていけば良いのでしょうか？

業務の見える化

業務効率化を遂行するには、これまでの業務にムダやムラがないかを確認する作業が必要です。
その際、有効な手段と言えるのがプロセスマップを活用した「見える化」です。
業務内で注力すべき作業と削除すべき作業を見極めて、補うべきノウハウを洗い出します。
このプロセスマップは業務の方向性が顧客にマッチングしているかどうかの判断材料にもなるため、利益向上にもつながるでしょう。
さらに、プロセスマップの作成で業務を定量的に評価できるようになります。
改善施行前と施工後の分析や比較対象の材料にも活用できるでしょう。

各部門に向けた業務改善策の検討

効率化を図る目的や理由が企業全体で統一されていても、人事や現場管理者などの立ち位置によって優先事項や対象業務が異なります。
そのため各レベルに合った視点で改善策を明確にしていかなければ、組織内で食い違いが出てきてしまいます。
例えば経営者の場合はコスト削減を目的にする、人事では人材採用の評価や人事制度の作成といったことが求められるでしょう。

コア・コンピタンスの再確認

コア・コンピタンスとは企業の基盤となる技術や特色のことを言います。
近年は一つの主力事業に限らず、複数の事業を展開し経営を支えていく企業が多くなっています。
そのため、経営資源を最適に分配するためにコア・コンピタンスの再確認が必要となってくるでしょう。
従来のビジネスモデルや従業員の意識改革など、根本的な事業方針を一度見直す」というやり方です。

業務効率化の進め方はこの他にもたくさんありますが、業務改善を行うことで企業が大きく成長できるかもしれません。
働く従業員にもメリットが得られるので、業務効率化を導入していない企業は一度検討されてみてはいかがでしょうか？

投稿日：2020年11月09日